Menyusun Daftar Akun
Untuk menyusun Daftar Akun, ada beberapa bagian (sheet) yang perlu dilakukan :
- Sheet Daftar Akun
Sheet Daftar Akun memuat secara menyeluruh struktur daftar akun, meliputi akun-akun header dan akun-akun detail. Akun heder adalah akun kelompok, sedangkan akun detail adalah sub akun terakhir. Akun header utama meliputi Aktiva, Kewajiban, Ekuitas, Penjualan, Harga Pokok Penjualan, Biaya Usaha. Di bawahnya terdapat sub-sub akun lagi, baik akun header maupun akun detail. Akun yang digunakan dalam membuat jurnal adalah akun-akun detail.
- Sheet Neraca
Sheet Neraca perlu diatur dengan melengkapi akun-akun Neraca. Untuk melengkapi cukup dengan mengetik kode akun neraca, sedangkan pada bagian lain sudah diformulasikan sebagai rumus.
- Sheet Laba Rugi
Sheet Laba-Rugi perlu diatur dengan melengkapi akun-akun laba-rugi. Untuk melengkapi cukup dengan mengetik kode akun laba-rugi, sedangkan pada bagian lain sudah diformulasikan sebagai rumus.
Mengisi Daftar Akun
Pengisian Daftar Akun dilakukan secara manual pada bagian-bagian tertentu. Daftar Akun sudah tersedia sehingga tinggal edit pada bagian-bagian tersebut.
Pada bagian bawah Daftar Akun terdapat daftar Kode Lain-lain, yang digunakan untuk kode transaksi tertentu.
Pengaturan Akun Neraca
Lengkapi akun Neraca dengan mengetik kode akun neraca, sedangkan pada bagian lain sudah diformulasikan sebagai rumus. Kode akun Neraca yang tersedia bersifat default, Anda tinggal mengedit pada bagian kode akun, sedangkan pada bagian rumus cukup dengan mengcopy rumus atas / bawahnya jika sel kosong.
Pengaturan Akun Laba Rugi
Begitu juga pada Laba Rugi dengan mengetik kode akun laba rugi, sedangkan pada bagian lain sudah diformulasikan sebagai rumus.
Menyisipkan Daftar Akun Baru
Untuk menyisipkan Daftar Akun baru,, ada tiga bagian sheet yang perlu anda lakukan, sheet daftar akun, sheet neraca dan sheet laba rugi. Jika anda ingin menambah daftar akun neraca, maka anda harus menambahkan akun pada sheet daftar akun dan melengkapinya juga pada sheet neraca. Begitu juga jika anda ingin menambah daftar akun laba rugi, maka anda harus menambahkan akun pada sheet daftar akun dan melengkapinya juga pada sheet laba rugi.
1. Sheet Daftar Akun
Bukalah sheet Daftar Akun dan sisipkan baris kosong untuk daftar akun yang baru pada posisi yang tepat. Misal daftar akun baru yang akan ditambahkan adalah akun Piutang Karyawan (akun neraca).
Keterangan :
Insert baris baru pada bagian akun yang akan ditambahkan.
Lengkapi akun baru pada bagian kolom Kode, Nama Akun, Pos Kode, Pos Laporan.
Copy nomor urut yang kosong dengan nomor urut di atasnya (sel rumus) sehingga nomor urut akan tersambung dan terurut kembali secara otomatis.
2. Sheet Neraca
Karena penambahan daftar akun baru Neraca, maka pada bagian Neraca harus dilengkapi dengan mengetikan kode akun dan mengcopy baris rumus bagian lainnya.
Keterangan :
Insert baris baru pada bagian akun yang akan ditambahkan sebagaimana pada daftar akun.
Ketik kode akun baru pada kolom Kode Akun (kotak hijau).
Lengkapy sel-sel berikutnya dibagian kanan (kotak merah) dengan cara melakukan copy sel (rumus) dengan sel-sel di atasnya.
Menghapus Daftar Akun
Untuk menghapus daftar akun lakukan pada bagian sheet sebagaimana menambah akun, sheet daftar akun, sheet neraca dan sheet laba rugi. Jika anda ingin menghapus daftar akun neraca, maka anda harus menghapus akun pada sheet daftar akun dan juga pada sheet neraca. Begitu juga jika anda ingin menghapus daftar akun laba rugi, maka anda harus menghapus akun pada sheet daftar akun dan juga pada sheet laba rugi.
Menambah Form Tabel Jurnal Kas / Bank
Ketika menambah daftar akun kas/bank (baru), selain menambahkan ke dalam Daftar Akun, juga harus menambahkan Form Tabel Jurnal untuk akun kas/bank bersangkutan, karena setiap akun kas/bank harus memiliki form tabel jurnal tersendiri, seperti tabel buku kas/bank.
1. Insert Baris Baru antara 2 Form Tabel Jurnal
Untuk menambahkan form tabel jurnal kas/bank (baru), sisipkan (insert) baris kosong di atara dua form tabel jurnal seperti berikut.
2. Copy Form Tabel Jurnal Baru
Copy form tabel jurnal kas/bank bagian atas atau bawah ke baris baru (baris kosong).
Input Saldo Awal Daftar Akun
Sebelum menginput transaksi ke dalam jurnal, terlebih dulu harus ada saldo awal laporan (neraca), yakni saldo awal laporan periode sebelumnya yang menjadi saldo awal untuk periode berikutnya, sehingga laporan bersambung secara terus menerus ke setiap periode. Misal ingin memulai laporan di bulan januari untuk tahun 2019, maka harus ada saldo awal laporan (neraca) 31 Desember 2018, sehingga untuk tahun 2019 efektif laporan menjadi 12 bulan. Misal ingin memulai laporan di bulan April 2019, maka harus ada saldo awal laporan 31 Maret 2019 sehingga untuk tahun 2019 efektif laporan keuanagan menjadi 9 bulan. Jadi periode laporan bersifat tahunan di mulai bulan kapan pun sebagai awal dalam aplikasi harus ada saldo awal untuk memulai penyusunan laporan.
Saldo awal periode sebelumnya berupa laporan keuangan (neraca) yang menjadi saldo neraca tahun berjalan (berikutnya). Input saldo awal di bagian saldo awal akun (sheet daftar akun).
Mengatur (Setting) Akun Penting
Pengaturan Akun Penting dilakukan guna menghubungkan akun bersangkutan dengan beberapa laporan yang memiliki keterkaitan (link akun).
Kas / Bank, untuk menghubungkan sistem dengan Laporan Arus Kas.
Piutang, untuk menghubungkan sistem dengan Buku Pembantu Piutang.
Hutang, untuk menghubungkan sistem dengan Buku Pembantu Hutang.
Saldo Persediaan, untuk menghubungkan sistem ke dalam Laporan Harga Pokok Penjualan barang (metode fisik) bagi usaha dagang.
Mengatur Akun Laporan Arus Kas
Laporan Arus Kas yang di sajikan sistem menggunakan Metode Langsung (berdasarkan transaksi kas aktual, data jurnal kas dan jurnal bank). Akun-akun yang memungkinkan terkait dengan transaksi kas harus ditandai dengan kode untuk Laporan Arus Kas.
Tentukan akun-akun yang memungkinkan terkait dengan transaksi kas (dikecualikan akun kas dan bank). Akun-akun yang tidak memungkikan terkait dengan transaksi kas, adalah seperti akun penyusutan & akumulasi penyusutan, amortisasi sewa, persediaan awal, persediaan akhir.
OPR (Operasional) : kelompok akun Aktiva Lancar, Hutang Lancar, Penjualan, Biaya-biaya.
INV (Investasi) : kelompok akun Perolehan Aktiva Tetap, Aktiva Lain-lain (bersifat investasi)
PND (Pendanaan) : kelompok akun Hutang Jangka Panjang, Ekuitas (Modal)
1. Sheet Daftar Akun
2. Sheet Laporan Arus Kas
